Изменение порядка использования КСА в вопросах и ответах

Опубликовано: Декабрь 6 2018

Автор статьи: Сергей Колыкин (Консультант управления электронных систем контроля главного управления контроля реализации товаров и услуг Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь )

С 07.07.2018 вступили в силу дополнения и изменения, внесенные в порядок использования кассового оборудования
и приема денежных средств за товары (работы, услуги). На вопросы, связанные с данными изменениями, а также на иные вопросы по эксплуатации кассового оборудования ответил Сергей Иванович Колыкин, консультант управления электронных систем контроля главного управления контроля реализации товаров и услуг Министерства по налогам
и сборам Республики Беларусь.

С 07.07.2018 в Положение N 924/16 добавлено, что книга кассира заполняется в дни использования кассовых суммирующих аппаратов (КСА). В связи с чем внесены эти изменения и что поменялось для субъектов хозяйствования?

Установленные в объекте торговли (сервиса) КСА не всегда задействованы одновременно. Причин для этого много: недостаточная покупательская способность, отсутствие работников, например, в связи с болезнью, отпуском и т.д. Количество используемых в рабочий день (смену) КСА субъект хозяйствования определяет самостоятельно.

Именно для такого случая законодательно закреплено, что книга кассира заполняется в дни использования КСА <*>. При этом изменений для субъектов хозяйствования с 07.07.2018 не произошло.

Например, в магазине установлено шесть единиц КСА. В один из рабочих дней используется только четыре КСА.
В указанный день книгу кассира следует заполнять по четырем работающим КСА.

Напомним, что обязанность ведения и заполнения книги кассира предусмотрена в отношении КСА, которые не оснащены средством контроля налоговых органов (СКНО) <*>.

Как с 07.07.2018 оформлять прием наличных денег при ремонте КСА, временном отсутствии электроэнергии, модернизации КСА в целях установки средств контроля налоговых органов (СКНО)?

Прием наличных денег за товары (работы, услуги) без использования кассового оборудования разрешен
в установленных случаях. Их перечень изложен в п. 35 Положения N 924/16.

В частности, в подп. 35.1 — 35.2 п. 35 Положения N 924/16 определены случаи, указанные в вопросе: ремонт КСА или временное отсутствие электроэнергии, модернизация КСА в целях установки СКНО.

Механизм документального оформления приема наличных денег без использования кассового оборудования можно разделить на три ситуации:

1) на каждый факт приема наличных денег необходимо оформлять документ с определенной степенью защиты.
Им является квитанция о приеме наличных денег <*>;

2) разрешается оформлять приходный кассовый ордер (ПКО) на общую сумму выручки за рабочий день (смену) или иной период, но не реже 1 раза в 7 дней <*>;

3) отдельный порядок установлен для приема наличных денег при продаже лотерей, осуществлении адвокатской и нотариальной деятельности, оказании страховых услуг <*>.

Рассматриваемые случаи перечислены в п. 37 Положения N 924/16 с оговоркой в скобках «(если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара составляет либо превышает одну базовую величину (БВ))».

Заметим, что данные скобки объединяют подп. 35.1 — 35.5 п. 35 Положения N 924/16.

При этом для подп. 35.3 — 35.5 п. 35 Положения N 924/16 предусмотрено оформление ПКО на общую сумму
выручки <*>. Скобки в п. 37 Положения N 924/16 уточняют часть позиции этих случаев, то есть определяют, что при продаже непродовольственных товаров, стоимость единицы которых составляет или превышает 1 БВ, нужно оформлять квитанцию о приеме наличных денежных средств. Причем оформление данной квитанции в этих ситуациях не отменяет необходимости оформления ПКО на общую сумму выручки.

Для подп. 35.1 — 35.2 п. 35 Положения N 924/16 не предусмотрено оформление ПКО на общую сумму выручки <*>. Поэтому в рассматриваемых случаях нужно оформлять квитанцию о приеме наличных денежных средств не только при продаже непродовольственных товаров с ценой, равной и более 1 БВ, но и при реализации остальных товаров, выполнении работ, оказании услуг, как это было определено до 07.07.2018.

Отметим, что такой порядок был предусмотрен для случаев ремонта КСА и отключения электроэнергии <*>.
С 07.07.2018 он закреплен также для случая модернизации КСА в целях установки СКНО.

Обратим внимание, что использование квитанций о приеме наличных денежных средств не всегда удобно. Поэтому при ремонте и модернизации КСА целесообразно обратиться в ЦТО за подменным КСА.

Изменился ли с 07.07.2018 порядок приема наличных денег без применения КСА при продаже на рынках и ярмарках продовольственных товаров?

Возможность приема наличных денег без применения КСА при продаже товаров на рынках и ярмарках определена подп. 35.4 п. 35 Положения N 924/16.

Для этого случая установлено, что при приеме оплаты без КСА нужно оформлять:

— каждому покупателю квитанцию о приеме наличных денег (если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара составляет или превышает 1 БВ) <*>;

— ПКО на общую сумму выручки (если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара составляет менее одной 1 БВ) <*>.

Отметим, что ПКО оформляется на общую сумму выручки от реализации всех товаров, включая продовольственные товары. При этом в п. 38 Положения N 924/16 в скобках дополнительно уточнено, что данный порядок применяется в том числе при продаже на рынке и ярмарке непродовольственных товаров стоимостью менее 1 БВ.

Аналогичный порядок применялся и ранее. Изменений нет.

Организация осуществляет розничную продажу непродовольственными товарами на ярмарках. Для этих целей в налоговом органе зарегистрирован КСА. Он сломался и находился в ремонте. В этот период продавец принимал наличные деньги без КСА. Нарушила ли организация п. 41 Положения N 924/16?

Нет, не нарушила.

Продажа товаров на ярмарках относится к ситуациям, когда разрешается не использовать КСА для приема наличных денег (подп. 35.4 п. 35 Положения N 924/16). Данным правом можно воспользоваться при условии, что организация по своей инициативе не использует в этом случае КСА <*>.

В нашей ситуации организация зарегистрировала КСА для продажи товаров на ярмарках и, соответственно, не может применять подп. 35.4 п. 35 Положения N 924/16.

В случае поломки и нахождения в ремонте указанного КСА разрешается принимать наличные деньги без кассового оборудования <*>. При этом организация не нарушает п. 41 Положения N 924/16.

Организация предоставляет в аренду имущество. Расчет производится в том числе наличными деньгами в кассу организации. Нужно ли применять Положение N 924/16 при приеме наличных денег?

В данном случае нужно исходить из того, чем занимается организация: сдает имущество в аренду или оказывает услуги.

Если заключен договор аренды, по которому арендодатель предоставляет имущество в аренду, а арендатор должен своевременно вносить арендную плату, то Положение N 924/16 не регулирует прием арендной платы. В такой ситуации нужно применять Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в белорусских рублях N 107 и оформлять ПКО на каждый факт приема наличных денег.

Если же организация оказывает услуги, то при приеме оплаты следует руководствоваться Положением N 924/16.
В качестве примера можно привести аренду автомобилей населению. Она относится к бытовым услугам (приложение
к Положению о государственном информационном ресурсе «Реестр бытовых услуг Республики Беларусь»
от 28.11.2014 N 1108).

Субъекты хозяйствования сталкиваются с тем, что данные их КСА с установленным СКНО в части выручки не соответствуют данным в системе контроля кассового оборудования (СККО). По данным их учета выручка наличными больше, чем в СККО. Будут ли наказаны субъекты хозяйствования за такие расхождения?

Слово «наказание» не совсем уместно для этого случая.

Расхождение такого характера, когда в СККО выручка меньше, чем по данным плательщика, может возникнуть по причине того, что в СККО вовремя не дошли отдельные чеки или поступили чеки, которые не попали в базу данных в результате сбоев и неполадок.

Если субъект хозяйствования не допускает злоупотреблений, проводит все необходимые операции через КСА, не вмешивается в механизм функционирования СКНО, штрафных санкций за расхождения данных в его учете и СККО не предусмотрено.

Данные СККО будут анализировать специалисты налоговых органов. Если в результате камерального контроля выявится, что выручка в СККО больше, чем отражено в налоговых декларациях плательщика, налоговый орган направит ему уведомление. Оно будет содержать требование объяснить причину расхождений либо представить уточненные налоговые декларации <*>.

Сейчас идет доработка СККО. Она направлена на то, чтобы данные о выручке формировались не только по чекам, но и по Z-отчетам. Это позволит максимально сблизить данные о выручке в учете субъекта хозяйствования и в СККО.

Можно ли хранить наличные разменные деньги в ящике для денег КСА?

Порядок регулирования хранения наличных денег определяет Национальный банк Республики Беларусь. Так, в п. 62 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в белорусских рублях N 107 определено, что руководители организаций, подразделений, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность наличных денег и принять иные меры по исключению возможности несанкционированного доступа в кассу.

Иных требований в части хранения наличных денег пока не установлено.

Что касается эксплуатации КСА, отметим, что ящик для денег КСА предназначен для размещения наличных денег, которые поступили в течение рабочего дня (смены). Место хранения наличных денег в промежутках между рабочими днями руководитель субъекта хозяйствования определяет самостоятельно.

Если КСА эксплуатируется без СКНО, на него нужно вести книгу кассира <*>. В гр. 13 этой книги указывается остаток наличных денег на конец рабочего дня (смены). В начале следующего рабочего дня (смены) этот остаток не нужно отражать как наличные, вносимые в ящик для денег КСА.

В случае если КСА эксплуатируется с установленным СКНО, подход несколько иной. В СККО реализован отчет по денежному ящику КСА. Когда закрывается рабочий день (смена) на КСА, по нему закрываются все операции и остатка на конец рабочего дня (смены) не должно быть. При открытии нового дня (смены) начинаются новые операции. Поэтому на КСА со СКНО необходимо <*>:

— в конце рабочего дня (смены) до формирования Z-отчета выполнить операцию изъятия наличных из ящика для денег таким образом, чтобы остаток наличных составил ноль;

— в начале следующего дня (смены) выполнить операцию внесения наличных в ящик для денег КСА. Эта операция обязательна, даже если в ящике для денег с предыдущего дня (смены) оставалась сумма наличных денег.

Организация приняла на работу молодого специалиста. На него заведена новая трудовая книжка. Работник возместил стоимость этой книжки наличными деньгами в кассу организации. Нужно ли использовать КСА?

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение <*>.

КСА нужно применять для приема наличных денег при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг).
В данном случае работник вносит в кассу организации сумму возмещения затрат нанимателя на приобретение бланка трудовой книжки. Применение КСА для приема сумм возмещения не требуется. Следует применять Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в белорусских рублях N 107 и оформлять ПКО на каждый факт приема денег.

Кассир на КСА неправильно провел операцию. Ошибка обнаружена на следующий день. Можно ли провести операцию аннулирования ошибочного чека, который сформирован в предыдущий день?

Нет. Аннулирование ошибочно сформированного платежного документа возможно только в открытую смену. После закрытия смены аннулирование невозможно. Обращаем внимание, что проводить операцию аннулирования на КСА в случае факта ошибочного формирования платежного документа следует в момент расчета покупателя. Прежде чем выдавать чек продажи покупателю, кассир должен убедиться в правильности указанной в нем информации.

Организация реализует товары через интернет-магазин. Оплата принимается на дому у покупателей с использованием КСА и платежного терминала. Подробная информация о товарах, доставленных покупателю, отображена в товарном чеке. Один экземпляр товарного чека передается покупателю. Есть ли нарушение в том, что чек продажи пробивается на КСА на общую сумму покупки без указания количества и цены по каждому товару?

Да. Нарушение есть. Чек продажи должен содержать цену, количество и сумму продаж по каждому товару <*>.

Не допускается использовать КСА, который не обеспечивает наличие в платежном документе информации, определенной в требованиях к кассовым аппаратам <*>.

Организация использует кассовый аппарат «МИНИКА 1102 МИК». Кассир сформировал чек с ошибкой в сумме оплаты. Покупатель возвратил этот чек после того, как были сформированы иные чеки. Выполнить операцию аннулирования ошибочного чека на данном КСА не удалось. По объяснению работника ЦТО, на данном КСА провести операцию аннулирования можно только сразу после формирования ошибочного чека — до того, как сформирован следующий чек. Соответствует ли данная модель КСА требованиям законодательства?

Да, данная модель КСА соответствует требованиям законодательства.

Операция аннулирования ошибочного чека проводится в момент расчета покупателя. При обнаружении ошибки кассир не должен выдавать покупателю чек. Нужно провести операцию аннулирования ошибочно сформированного платежного документа и выдать покупателю правильный чек. Сделать это необходимо до расчета следующего покупателя. В конце рабочего дня (смены) также следует составить реестр ошибочно сформированных платежных документов <*>.

Некоторые модели КСА действительно позволяют технически произвести аннулирование ошибочного чека после того, как сформированы следующие чеки. Но таких моделей немного. Несмотря на это, проводить операцию аннулирования ошибочного чека на КСА нужно в момент расчета покупателя.

В торговой организации имеется невостребованный кассовый аппарат. Можно ли его использовать как резервный? Нужно ли на резервные КСА устанавливать СКНО?

Организации не запрещено иметь резервные КСА. На такие КСА также распространяется требование об установке СКНО.

Если сроки установки СКНО для организации наступили, то все ее КСА, включая резервные, должны быть оснащены СКНО. Если СКНО еще не установлены, то в заявке на их установку нужно указать в том числе резервные КСА.

При необходимости использования резервного КСА организация должна сообщить в РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» сведения об объекте, в котором будет эксплуатироваться этот КСА.

В связи с тем что резервные КСА эксплуатируются непостоянно, организация имеет возможность выбрать по ним суточный тариф за информационное обслуживание пользователя в СККО.

Что происходит со СКНО при поломке КСА? Будет ли данное СКНО подключено к КСА, который предоставляется центром технического обслуживания (ЦТО) на время ремонта?

При поломке КСА, оснащенного СКНО, указанное устройство с кассового аппарата не снимается.

ЦТО предоставляет субъекту хозяйствования подменный КСА с уже установленным СКНО, которое числится за ЦТО. При этом ЦТО сообщает в РУП, который выполняет функции центра обработки данных СККО, информацию об этом субъекте и месте установки КСА.

Нужно ли включать КСА в начале рабочего дня (смены)?

Кассир должен включить КСА в начале рабочего дня (смены) в соответствии с режимом работы объекта, в котором он установлен. Это обусловлено, в частности, тем, что в начале рабочего дня (после открытия смены) кассир обязан выполнить на КСА операцию регистрации внесения наличных денежных средств, полученных перед началом работы (смены), в ящик для денег <*>.

Посредством СКНО в СККО передается информация в том числе об открытии смены на КСА <*>.

В магазине установлены восемь КСА, которые оснащены СКНО. В один из рабочих дней используются только шесть КСА. Нужно ли в начале этого рабочего дня включать все восемь КСА, проводить на них операцию изъятия наличных денег, выводить в конце рабочего дня Z-отчет?

Нет, не нужно. В начале рабочего дня (смены) следует включить только те КСА, которые будут использоваться в этот рабочий день (эту смену).

Только на включенных и используемых КСА следует выполнять операцию изъятия наличных денег из ящика для денег, а также выводить в конце рабочего дня (смены) Z-отчет.

Если КСА не включался в начале рабочего дня (смены) и не использовался в течение этого дня (смены), то не требуется на нем в этот день (смену) проводить операцию изъятия сумм наличных денежных средств из ящика для денег. Также не нужно в конце рабочего дня (смены) формировать и выводить Z-отчет.

Ссылка на оригинальную статью: ilex.by